1　高校档案管理存在的问题

1.1　思想观念落后。高校档案信息管理是对现代高校信息资源的有效管理和合理分配,因此,高校档案工作的方式和内容应不断的创新,不断发展。但在现实工作中,很多领导对高校档案信息的管理工作不太重视,还没有清醒了认识到档案信息管理在高校管理中的重要作用和地位。海鸥一些管理人员思想观念落后,不具备创新意识;还有一些人始终固守传统落后的观念,不敢进行创新实践。从总体上看,现代管理人员对档案信息管理缺乏深刻的认识,认为档案工作是一项附带工作,忽视了它的重要性,因而在行动上表现出安于现状的工作态度。

1.2　管理手段有待改善。大多数学校由于建设资金不足,档案管理工作的信息化建设工作一直没有实质的进展,所以,我国目前对档案管理实施手工操作的现象还比较多,信息化的建设缺陷,导致相关的信息化设备也十分有限,最后还是制约了信息化的发展。一些高校虽然已经开始利用计算机对档案进行管理,但基本还是属于人工管理,现代化的设备只是虚有其表。同时,一些高校利用现代技术建立了一些高校数据库,但都各自为政。有的高校和有关软件公司虽已开发出了若干档案管理的计算机软件,但开发档案管理软件的人员有些是专门从事计算机工作的,对相关的档案管理工作并不熟悉,开发出来的软件档案管理涵盖面不全;一些从事档案管理工作的专业人员,开发的软件操作复杂,程序混乱,没有实现统一简单的操作目的。

1.3　档案工作队伍人员的素质亟待提高。当前,很多高校其实已经具备了建设档案信息化管理的条件,但专业人员的缺乏,让高校档案管理建设举步维艰,缺乏一支素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍,这些问题都是现代工作中应引起高度重视的。对档案管理人员而言,他们不仅要掌握现代先进的操作技术,还需要对档案管理有专业的认识。

2　开展高校档案管理信息化的建设的必要性

2.1　档案信息的需求与供给之间的矛盾进一步激化。信息社会的关键特征就是信息的不断开发,现代信息不断充实,但不平衡的现象也存在,有的信心十分缺乏,而有的信息却多到爆炸,供求矛盾突出。由于历史和现实的原因,人们对档案管理一直都缺乏真实深刻的认识,而现代人对信息的需求处在压抑状态,信息量无法满足他们的需求;其次,档案部门无法提供高质量、高数量的信息,因此,高校信息的供求矛盾不断明显,这对在高校资源其实也是一种浪费。

2.2　信息时代结档案人员的素质提出了更高的要求。现代社会的新技术不断更新,档案管理人员的传统意识和技能已经不能在适应现代社会的发展。信息社会需要的是高技术的管理人员,以及知识渊博的管理专业人员。比如:对各种文字的、声音的、图像的或数码的档案信息的收集、加工、存储、转换、传播等,都能通过现代技术来操作完成,这就是专业的档案管理专家,面对信息化的不断冲击,高校档案管理需要有新的模式。21世纪以集成为核心的集成管理与服务理论在信息管理领域已得到广泛应用,高校档案管理也要利用这一理论开展新的管理工作,从而使高校档案信息资源能在现代社会发挥积极的作用。

3　对目前高校档案信息化建设的建议

3.1　要增强高校档案信息化建设的紧迫感和责任感。现代高校各项事业在不断的发展,同时高校办公室的自动化也实现了,档案的门类和数量呈几何级增长,增长的速度超出了人们的想象,这对档案的分类、排列、编目、检索等提出了新的要求。如果在管理中还使用过去的手工劳动的方式来实施管理,其工作效率会首要严重影响,贻误许多时机。同时,internet技术在现代生中被普遍应用,学校的对外交流越来越活跃,而那些传统的档案管理方法还存在速度跟不上,准确性较差的问题。因此,高校档案的信息化管理建设显得更加迫切,各级管理人员应充分重视建设工作。档案人员要加强宣传,使领导们充分认识到高校档案信息化对高校信息发展和教育事业进步的重要意义,制定相关的建设计划,推动高校档案管理的进步。

3.2　要加大对高校档案工作信息化的投入。投资是高校档信息化管理建设的关键,资金可以帮助高校添设新型的机械设备,建立和完善档案信息管理系统,加快实现高校信息化建设。逐步完善档案信息安全管理体制,这也是完成档案信息化建设的保证。

3.3　保证档案信息的安全。如今,高校信息网络化不断深入发展,档案信息得到了普遍应用,而安全性问题成为管理工作的重中之重。由于档案具有一定的保密性,存在使用权限的问题,但网络容易受到黑客、病毒以及程序缺陷、技术淘汰等多种因素的影响,因此,现代档案信息的安全问题是值得我们注意的。许多档案管理人员已经认识到档案信息化带来的一些列安全问题,但在分析问题时还不够身体,而操作手段也比较落后,导致防范不足,没有真正实现防范。因此,为了保证信息安全,必须建立完善的信息系统,设计防御软件,首先,严格执行国家及高校颁布的有关信息安全的法律、法规和标准、规章。在每次注开发利用档案信息资源和网络系统建设的过程中,要发挥积极的监督作用,增强安全意识,防止失密、泄密事件发生;其次,对已经有了的防范措施,如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等,要开展综合利用;最后,要不断研究和探索新的安全防护技术,有效应用身份认证、识别、数据加密、安全审计、病毒防护、权限控制、安全备份等安全技术检验过滤过往信息。

4　总　结

总之,在科技技术不断进步的今天,信息化建设是现代社会档案管理发展的主题,而档案作为重要的信息资料,其信息化的建设也成当今社会发展的必然趋势。因此,我们既要认识到高校档案信息数字化、网络化的紧迫性,还要认真面对她的复杂性、系统性。高校应积极创造条件,采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理,适应时代前进的步伐。