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数字档案管理平台

  • 产品概述

方案概述
Outline of the Solution

        数字档案馆综合管理平台部署在局域网上,是面向档案馆的内部业务的应用系统,是档案馆业务系统的核心。实现包括文书、科技、会计、照片、声像等档案的保管和利用。功能涵盖了档案资源的采集、接收、整理、保管、利用、鉴定、统计全过程。馆藏业务管理系包括档案档案接收、整理编目、档案鉴定、档案划控、大事记、档案检索、档案统计等多个功能模块。通过建设数字档案馆综合管理平台,可提高档案业务管理的效率和档案资源的安全可靠性;实现档案查询利用网络化,业务管理信息化,档案资源标准化。



(图1)

 

 

² 安全性

实现了档案安全控制机制,通过先进的加密技术,保证了通过非正常渠道所获得的档案脱离指定的环境则无法正常打开。

² 可扩展性

实现了较强的档案分类、著录项及各种验证规则自定义功能,档案业务规则、规范变化、扩展是只需要系统设置即可满足,无需技术人员进行繁杂的后期开发工作。

² 门类齐全

实现了多门类档案的灵活管理,档案数据管理范围涵盖了文书档案、多媒体档案、实物档案、工程档案等各个门类。 

² 数据导入

导入时系统自动检测数据准确性,并进行精确定位,则提示用户哪行哪列存在错误,错误原因是什么。只有完全没有错误的目录才可以导入,以方便操作人员进行错误自查自纠。同时支持目录与原文同时导出功能。

² 数据维护

在数据录入过程中,系统可对录入的数据格式、内容进行验证,必填项、有问题项用红色字段提醒,在数据录入时可以实现件(卷)号自动生成、档号自动合成功能。可实现对数据执行批量修改、批量替换、原文批量上传等操作。处理完成后,能够对批量操作结果进行撤销,数据自动还原。

² 档案封包

系统支持基于国家或地方标准的档案封包制作和维护,可对数据封包进行数字签名,保障封包地真实性和完整性。

² 目录式录入

系统提供基于表格的数据录入方式,其数据录入操作方式与EXCEL一样,可在上面实现录入、复制、粘贴、自动填充、排序、自动生成等功能。数据录入时支持撤销、重做,在系统非正常推出时支持数据恢复。数据录入时系统可即时对录入的数据进行验证和提醒,方便用户高效快速的完成数据录入。

² 按卷整理

系统支持完善的档案组卷操作,如页号调整、案卷号生成、拆卷、重新组卷、序号重整、保管期限调整等操作。可满足日常档案整理、档案鉴定操专业档案操作。

² 按件整理

系统支持件号调整功能,可以先对件号进行预排序,然后对特殊件的顺序进行拖动调整,然后统一生成件号和档案号。件号生成后系统可在原文打印时向每一件的第一页右上角(位置可调整)插入件号章,档案整理信息化和自动化。

² 丰富的打印功能

系统支持卷内目录打印、全引目录打印、案卷目录打印、案卷封皮打印(可在案卷封皮上打印二维码)、档案盒封面打印、档案盒背脊打印。

² 档案统计

实现跨门类跨全宗档案数量统计,可以统计对档案存量、增量、利用情况进行统计,统计结果可以生成柱状图、饼状图等统计图表。支持全宗+年度+保管期限多维度综合统计。

² 统计台账

按照国家档案局制定档案事业统计年报标准,档案管理人员可以制定本馆各种统计报表。

² 全文检索

档案利用人员可以对各种格式的文档、数据库等异质海量信息进行全文检索,就好像百度网站的检索模式,同时提供结果中检索、内容摘要、目录展示功能。系统支持全文检索的文件格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。

² 全文索引管理

全文索引数据库是系统全文检索的前提,索引数据库保存关键词信息和档案主键信息。系统提供定时任务构建和刷新全文索引数据库,支持从doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等多种不同类型文件提取文本信息生成索引。

在馆藏业务管理系统中,系统内置了全文索引词库,里面包含二十万关键词,用户可以为系统添加额外词库如当地人名词库、当地地名词库等,提高全文引擎的查准率。

² 档案数据保管

可在线将数据备份到远程服务器,系统可以在没有数据库情况下启动;可重新连接新的数据恢复系统。系统可以定期或手工对系统内的电子文件的完整性进行校验,通过校验可以发现电子文件是否丢失、是否可访问、内容是否变化(损坏、篡改等)。校验结果形成报告发给用户,用户可选择备份库恢复损坏的文件。

² 光盘打包

光盘制作是是系统离线备份一种方式。通过光盘制作功能将系统中档案信息刻录到光盘中(CD/DVD/BD),系统会根据光盘的容量进行自动分盘操作。光盘制作后形成的光盘数据包中包含一个光盘档案检索工具,该工具采有java技术实现,界面友好、美观,可在各种操作系统下运行。



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